2016年10月01日

転勤が決まったら…知っておきたい挨拶や引き継ぎなどのマナー

急な辞令にも慌てない!転勤が決まった時にまずやっておきたい項目をご紹介します。

1.スケジュールを立てる

ビジネスパーソンとして何よりも大切なことは、完璧な仕事の引き継ぎです。周囲に迷惑を掛けないためにも、最終日までに何をするべきか、まずスケジュールを立てて全体を把握しましょう。引き継ぎ以外にも、資料や顧客名簿の整理、取引先への挨拶、後任者との打ち合わせなど、しなくてはならないことは多岐にわたります。最終日にバタバタしないように、余裕を持って消化できるスケジュールが大切です。

2.転勤前の仕事の引き継ぎ

引き継ぎは文書やデータにして、誰が見てもわかるように作成することがポイントです。自分の業務内容を整理してデータ化すると抜け漏れがチェックしやすくなり、後任者はマニュアルとして使うことができます。また、転勤後の連絡先も記載しておくと急な確認の際などに安心です。

取引先担当者の情報を後任者に伝える

後任者には仕事の内容はもちろん、取引先の担当者の性格や家族構成、仕事上のエピソードなど、これまでのお付き合いの中で知った情報も伝えておきます。情報を円滑な関係構築に役立ててもらって、できるだけ早く仕事が軌道に乗るように協力しましょう。

問題点は解決しておく

引き継ぎの時点で仕事上の問題がある場合は、解決してから後任者に引き継ぎます。また、今後問題になるかもしれない不安材料がある場合は、今の時点でできる限りの対応をしましょう。上司や後任者への報告も忘れずに行います。

3.取引先への挨拶

取引先に対して転勤の報告をするタイミングは会社の告知許可を確認します。許可が出たら、まずは電話で連絡をした後、後任者と一緒にご挨拶に伺います。挨拶の後も、最終日までの間に可能な限り打合せに同席して後任者をサポートするようにしましょう。そうすると取引先に「業務の引き継ぎに問題がない」という印象を与え、後任者とのスムーズな関係構築にも貢献することができます。

4.お世話になった方への挨拶

会社の告知許可を確認して、許可が出たらできるだけ早く一報を入れるようにしましょう。その後、ご挨拶に伺うか、挨拶状の葉書、メールを送ります。挨拶状やメールの文面は、相手方との関係性を表すエピソード等を簡単に添えると良い印象を与えます。マナーにも気を付けて文面を作成しましょう。

5.デスク・ロッカーなどの整理整頓

「立つ鳥跡を濁さず」のとおり、自分の使っていたデスクなどをきれいに掃除します。仕事に関するものは勝手に処分しないで上司に指示を仰ぎましょう。

6.最終日当日の挨拶・お礼

挨拶をする機会をもらったら、これまでのお礼と感謝の気持ちをきちんと伝えます。お礼の品(個包装のお菓子など)を配る場合は、職場の前例にあわせるようにしましょう。

7.新しい職場で

まず、上司や仲間の名前を覚えて、できるだけ早く関係構築をしましょう。また転勤の際に個別に贈り物をいただいた場合は、品物(2,000~3,000円程度)をお返しします。挨拶状は1ヶ月以後2ヶ月以内には送付するようにしましょう。

ビジネスパーソンにはつきものの転勤。初めての転勤でも慌てず、「仕事も引き継ぎもできる人!」と思われたいものですね。

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