個人資訊保護政策

東急住宅租賃株式會社(以下簡稱"本公司")是以不動産租賃的管理營運爲主的公司,我們認識到透過這些業務活動所取得的客戶個人資訊進行合理的使用是一種社會責任,爲提供更好的商品和服務,我們制定以下基本方針,並對此確實執行和維護。

1 個人資訊的取得、使用以及提供

本公司會在為達成事先確定的利用目的所需的範圍內,等到本人同意後,取得並利用個人資訊。並且,將採取措施以防止超出特定目的所必要的範圍使用個人資訊。
除非事先經本人同意或者基於法令,本公司不會將個人資訊向第三方提供和洩漏。

2 遵守法律

本公司將遵守關於個人資訊使用的法律法規、國家制定的方針政策以及其他規範。

3 個人資訊的安全對策

本公司將採取合理的安全管理措施,預防對個人資訊的不當查閱、洩漏、遺失以及損毀。並且將根據需要,改正安全管理措施。

4 關於對個人資訊的投訴、諮詢的應對

本公司將設置應對窗口,以對應客戶對個人資訊使用的投訴、諮詢。

5 個人資訊保護管理體系的持續改善

爲持續合理地保護個人資訊,本公司將對個人資訊保護管理體系進行定期的改善。

於 2015 年 4 月 1 日實施
三木 克志(Katsushi Miki)
總裁兼執行長
東急住宅租賃株式會社

關於個人資訊的處理

個人資訊的使用

透過個人直接書寫的資訊來收集個人資訊時,在各種情況下需告知個人其使用方式。當直接或間接透過任何其他方式取得個人資訊時,使用該資訊將受到以下定義範疇之限制。

Ⅰ. 藉由顧客因諮詢、申請、契約等,本公司取得的個人資訊(姓名、性別、生日、住址、電話號碼、電子郵件等)會揭示給予以下各相關業務,是基於履行契約、提供資訊以及服務而使用。:

  1. 依出租人的委託管理租賃房地產
  2. 基於招募承租人目的提供房地產相關資訊,並在條件適當時根據適用於個別房地產的租賃條款處理租賃合約相關業務
  3. 基於與公司客戶的契約,管理其公司員工的住房業務
  4. 本公司是房地產買賣契約的主要當事方以及在房地產買賣契約中擔任仲介的情況下,進行房地產銷售和仲介相關的業務
  5. 相關經營非人壽保險承保代理公司之業務,包括銷售、合約簽署及索賠處理支援
    針對本公司進行委託的損害保險公司的使用目的,分別記載於以下各公司的網站。
    〈與本公司有交易的損害保險公司〉
  6. 來自顧客等的諮詢、商談、意見等事項的對應處理(包含資料附送)。以及其他針對顧客等的聯絡業務
  7. 本公司針對合作公司的履行義務或行使權利以及附帶的各種對應之相關業務
  8. 下列其他業務
    • 相關規劃、建構、設計/監督、維修與維護不動產以供租賃或銷售的外包與調解服務
    • 飯店、旅館、餐廳及咖啡館管理
    • 收購、持份、販售及仲介不動產信託受益權
    • 投資特定用途公司、特殊用途公司及 REIT,以及銷售、購買、仲介及管理產權。
    • 大樓/公寓、停車位保全服務
    • 體能設施、游泳池等運動設施的管理營運、倉庫業以及汽車運輸業
    • 銷售、仲介及租賃家具、配件、設備、電氣設備、藝術品及古董等
    • 相關出版及版權業務
    • 提供不動產相關及其他透過纜線電信網路的資訊。
    • 所有其他相關上述業務

Ⅱ. 本公司基於員工須實施管理等業務因素,本公司取得的個人資訊(姓名、性別、生日、住址、電話號碼、電子郵件信箱等)會揭示於以下業務。

人力資源管理、福利待遇以及健康管理業務

Ⅲ. 透過上述Ⅰ取得的資訊,分析與顧客之間的交易紀錄等資訊,藉由訪問、郵件、電話、電子郵件等,是基於進行商品、服務介紹等業務活動

Ⅳ. 透過上述Ⅰ取得的資訊、分析與顧客之間的交易紀錄等資訊,本公司是基於實施營業促進活動。本公司合作的服務提供公司,以及關於本公司所屬的東急不動產控股集團各公司事業的商品、服務等之資訊提供,藉由網路、電子郵件等服務導覽、關於各事業等的市場分析、顧客滿足度調查或商品開發等調查分析,實施各種問卷調查。

Ⅴ. 公開使用或透過商用媒介正當取得之個人資訊,皆可用於以上 Ⅰ 至 Ⅳ 所列目的。

不動產登記謄本/登記地圖/商業登記處/信用資訊組織/信用研究公司/住宅地圖/電話目錄及其他個人已事先同意公開予第三方之個人資訊

Ⅵ. 如為其他非以上定義目的,可在上述 Ⅰ 的範疇中列出其他資訊;此類資訊也將包含在達成上述目標所必需的範疇中。

向第三方提供個人資訊

除了法律要求,本公司將先取得個人核准,再提供個人資訊,皆可用於以上 Ⅰ 至 Ⅳ 所列目的予第三方(包含身處國外之人士)。在收到本人要求後,本公司應立即停止提供此個人資訊。

第三方範例

  • 即將要或預期成為簽約方的人員
  • 其他不動產業者
  • 網際網路廣告商、不動產協會
  • 指定經銷網路
  • 不動產管理公司、施工業者、維修業者、保全警衛業者等
  • 如遇需由本公司關係公司(東急社宅經營株式會社及Residential Partners株式會社)處理對應部門的情況下的該關係公司
  • 其他不動產交易、管理上必要的企業、徵信公司、金融機構等

提供資訊類型

  • 上述 Ⅰ 中所述項目所需之資訊地址、姓名、電話號碼及其他資訊

向第三方提供個人資訊的方式

  • 書面、郵寄、電話、網際網路、電子郵件、廣告媒體等

個人資訊的委託

本公司可將個人資訊委託由締結相關保護個人資訊合約之相關方處置。

自願提供您的個人資訊

您可自行決定是否提供本公司您的個人資訊。但請注意,若無您的個人資訊,我們可能無法提供您完整的服務或資訊。

個人資訊的共同使用

關於共同使用

本公司由顧客所提供的個人資訊,亦可能在東急不動產控股集團各公司之間共同使用。

公司名稱等

東急住宅租賃株式會社
〒163-0916 東京都新宿區西新宿2-3-1 新宿Monolith 16F
總裁兼執行長 三木 克志(Katsushi Miki)

個人資訊保護管理負責人

本公司派任下列人物作為個人資訊保護管理負責人
東急住宅租賃株式會社 總務部長

保護管理個人資訊部門

〒163-0916 東京都新宿區西新宿2-3-1 新宿Monolith 16F
諮詢網址:https://www.tokyu-housing-lease.co.jp/hn/contact/

個人資訊相關要求

1. 與我們聯絡

如有相關公開、修訂及終止使用個人資訊的要求,或想知道使用個人資訊之目的,請透過上列地址與網址與我們聯絡。

2. 程序

本公司將根據個人本身要求,使用以下指定之方式公開該個人的個人資訊。

  1. 當本公司收到個人公開其資訊的要求時,本公司將向該個人確認:
    • 姓名、地址、電話號碼
    • 該個人與本公司有生意往來的期間,以及這些交易的本質 (例如房地產名稱、房號等)
  2. 待我們確認以上 (1) 的現況後,本公司將寄送公開要求表單至該個人的目前地址。該個人必須填寫表單,並連同身分證明和指定費用寄回本公司。個人應提交正式的身分證 (例如駕照影本、居民證等) 做為身分證明。
    ※證明本人的文件中,如有記載本籍地(籍貫)、個人號碼(my number)或器官捐贈同意書等事項,請將這些部分塗黑遮蔽後提交。另外,若是使用健康保險證作為本人確認的文件的情況,請將健康保險證的記號以及號碼塗黑遮蔽後再提交。
  3. 關於要求使用停止個人資訊等事項時,若該要求經判別後屬正當理由,為防止顧客本人的權益受到侵害,在必要限度內本公司將採取停止使用的對應方式。但若在進行使用停止等發生困難的情況,為保護顧客本人權益,而出現必要的替代處置時,亦可能發生無法進行停止使用的情形。敬請悉知。
  4. 要求個人資訊的使用目的之公開或通知,每筆酌收費用 1,000 日幣。費用必須以郵政匯票或郵票支付。
  5. 通常大概需要兩週的時間來處理要求。
  6. 如有以下情況將無法公開等,敬請注意。
    ➀本人或第三方之生命、身體、財產及其他權益有可能受到危害的情況
    ②在本公司實施適當業務時可能帶來明顯障礙的情況
    ③違反其他法令的情況
    ④資料出示不全、無法確認本人、無法特定資訊的情況

為保有個人資訊數據的安全管理所設置的措施

1. 制定基本方針

為確保個人資訊適當正確,策劃制定關於以下事項的基本方針:「個人資訊的取得、使用以及提供」「遵守法令等」、「個人資訊的安全對策」、「關於對個人資訊的投訴、諮詢的應對」、「個人資訊保護管理體系的持續改善」等。

2. 個人資訊數據相關規律的完善

取得、使用、儲存、刪除等各階段,以及關於處理方法、負責人、擔任者及其職責等,制定處理個人資訊規程。

3. 組織安全管理措施

關於設置個人資訊處理的負責人(個人資訊保護管理負責人以及個人資訊保護管理者),同時處理個人資訊的業者以及該業者須將個人資訊的範圍明確化,違反法令、辦理規程等事實,或完善藉以把握徵兆之情況下的報告制度。

4. 人員安全管理措施

關於處理個人資訊須留意的事項,對員工定期實施研修,記載關於個人資訊保密相關事項的辦理規程。

5. 物理安全管理措施

關於處理個人資訊的區域,進行工作人員入室管理限制,同時也實施防止電子媒體、文書等竊盜、遺失的措施。

6. 技術安全管理措施

實施讀取控制,限定擔任者以及個人資訊的讀取範圍。關於處理個人資訊系統,則引進保護從外部非法入侵以及非法軟體的系統。

7. 把握外部環境

透過利用雲端服務等保管個人資訊有可能性的美國等,把握關於個人資訊的保護制度,實施安全管理措施。

透過東急住宅租賃株式會社網站取得的個人資訊的處理

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